תכנון תקציב שנתי לעסק - כיצד לעשות זאת נכון?
שנת 2019 כבר כאן וישנם לא מעט ארגונים ועסקים בישראל שעדיין מתכננים את התקציב השנתי, תוך שימוש בכלים שונים לחישוב של הוצאות והכנסות צפויות. תכנון תקציב שנתי הוא חשוב ביותר מאחר והתקציב מהווה מעין מפת דרכים לצד תכנית עסקית אליה חשוב להיצמד בדרך להצלחה. ריכזנו עבורכם מספר טיפים ורעיונות חשובים שכדאי להביא בחשבון בעת תכנון תקציב שנתי:
- חישוב הכנסות: חישוב של הכנסות עתידיות עשוי להיות מורכב, בעיקר בשל הקושי לחזות את העתיד. על מנת לדייק ככל הניתן חישוב זה אמור להתבסס על אופי העסק. בעסק המעניק שירות או מספק מוצרים באמצעות חוזים מוקדמים ניתן לכלול את כל החוזים הקיימים, ומכאן להעריך את קצב הגידול והעסקאות החד פעמיות. במקרה של ספק מומלץ להיצמד לתחשיב הנמוך יותר ומכאן כל הכנסה נוספת תיכנס בהמשך לתקציב תחת סעיף גידול בהכנסות ו/או שינויים.
- חישוב הוצאות קבועות: פרק זה אמור להיות קל יותר מאחר ולכל עסק ישנן הוצאות קבועות אותן ניתן לשקף בתקציב: עלות שכירות, חשבונות, תקשורת, שכר עובדים, שירותים דוגמת רואה חשבון, ייעוץ משפטי, תחזוקה שוטפת, מיסוי. כל אלה ייכנסו לתקציב כהוצאות ידועות מראש.
- חישוב הוצאות משתנות: הוצאות משתנות הן הוצאות על ציוד וחומרי גלם (תלוי לעתים בקצב המכירות ועל כן עשוי להשתנות), הוצאות בגין תקלות ורכישות לא מתוכננות (מזגן ששבק חיים, מדפסת חדשה למשרד). מומלץ להקצות לחלק זה כ-5% מן התקציב השנתי המתוכנן להוצאות.
- הקצאת תקציב ראוי למשאבי אנוש: שימור עובדים ומיתוג החברה מבית הוא כלי חשוב מאין כמותו ויש להקצות מראש תקציב לשם כך. התקציב נקבע על פי כמות העובדים בחברה ותוך הערכה של אופי הפעילות הצפויה – כך למשל בחברות גדולות נהוג לתקצב עלות על פי עובד עבור אירוע חברה עסקי ולצד זאת עלות לעובד ליום כיף, ערב צוות וכו'.
- מתנות לעובדים: מתנות לעובדים בחגים "הגדולים" ובימי הולדת של העובדים הם בבחינת בסיס וכל חברה וארגון מכאן מחליט עד כמה ביכולתו וברצונו לפנק את עובדיו. יש חברות המקפידות בכל חג מקטן ועד גדול להעניק שי לעובדים החל מעציץ קקטוס בט"ו בשבט וכלה בתלושים מפנקים לחג בראש השנה ובפסח.
- חלוקה לרבעונים: חלוקת התקציב השנתי על פי רבעונים יסייע לשמירה עליו וישמש למעשה ככלי עבודה. התקציב המתוכנן הוא בגדר המלצה אולם חשוב לשמור על עקרונותיו. במקרה של גידול מהותי בהכנסות ניתן יהיה לבחון הגדלה של ההוצאות במקומות בהם הודקה החגורה בעבר ואילו במקרה של הכנסות נמוכות מן הצפוי מומלץ לתכנן מראש היכן אפשר יהיה לחסוך על מנת שלא להיכנס לגירעונות. קיים יחס ישיר בין שעות ושכר עובדים ורכישת ציוד וחומרי גלם להכנסות ועל כן במרבית המקרים אלו יהיו המקומות שיצריכו צמצום במקרה הצורך.
תכנון מראש של תקציב שנתי מתבצע לרוב על ידי מנהלי הארגון, בשיתוף אנשי מקצוע מתחום חשבות ושכר, ראיית חשבון, שיווק ופרסום ותפקידים נוספים על פי אופי הארגון. שיהיה בהצלחה!